Les logiciels ou systèmes de caisse constituent des outils essentiels pour l’enregistrement et la gestion des encaissements liés aux ventes de biens ou aux prestations de services. Leur utilisation est encadrée par la réglementation fiscale afin de garantir la fiabilité des données et de lutter contre la fraude à la TVA.
LES EXIGENCES TECHNIQUES IMPOSÉES PAR LA RÉGLEMENTATION
Conformément à l’article 286-I-3 bis du Code général des impôts, les logiciels ou systèmes de caisse doivent respecter quatre principes fondamentaux :
- L’inaltérabilité des données
Le système doit enregistrer l’ensemble des données relatives aux règlements sans possibilité d’altération ou de suppression.
- La sécurisation des données
Le logiciel doit garantir la sécurité des données d’origine, des éventuelles modifications et des éléments nécessaires à la production des pièces justificatives.
- La conservation des données
Le système doit permettre l’enregistrement et la conservation de données cumulatives et récapitulatives intègres, notamment lors des clôtures journalières, mensuelles et annuelles.
- L’archivage des données
Les données doivent pouvoir être archivées selon une périodicité définie (au maximum annuelle ou par exercice), afin de figer les informations et garantir leur intégrité dans le temps.
OBLIGATION D’UTILISATION D’UN LOGICIEL SÉCURISÉ
La loi n’impose pas aux entreprises de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse.
En revanche, depuis le 1er janvier 2018, les professionnels assujettis à la TVA qui réalisent des ventes ou prestations auprès de particuliers et qui enregistrent les paiements via un logiciel ou système de caisse doivent utiliser une solution conforme aux exigences de sécurisation prévues par la réglementation.
ÉVOLUTION INTRODUITE PAR LA LOI DE FINANCES POUR 2026
La loi de finances pour 2026, adoptée le 19 février 2026, modifie le dispositif de certification.
Elle rétablit la possibilité pour les professionnels utilisant un logiciel de caisse de disposer d’une attestation individuelle délivrée par l’éditeur du logiciel, attestant de sa conformité aux exigences fiscales.
Cette mesure annule la réforme introduite par la loi de finances pour 2025 qui prévoyait la suppression de l’auto-certification et l’obligation de recourir exclusivement à un certificat délivré par un organisme accrédité.
Ainsi, deux modes de justification de conformité demeurent possibles :
- un certificat délivré par un organisme accrédité (type NF525, LNE, etc) ;
- une attestation individuelle de conformité fournie par l’éditeur du logiciel de caisse, à jour de la version réellement utilisée.
Il appartient à l’éditeur du logiciel ou du système de caisse d’effectuer les démarches nécessaires et de transmettre le document attestant de la conformité aux professionnels utilisateurs.
ENTREPRISES CONCERNÉES
Cette obligation concerne les professionnels :
- assujettis à la TVA ;
- réalisant des opérations avec des particuliers ;
- enregistrant les paiements via un logiciel ou système de caisse.
La réglementation s’applique à l’ensemble des secteurs d’activité, qu’il s’agisse de commerces physiques ou de certaines activités de commerce électronique.
CAS D’EXONÉRATION
Certains professionnels ne sont pas soumis à cette obligation, notamment ceux qui :
- réalisent exclusivement des opérations entre professionnels (B2B) ;
- effectuent uniquement des opérations exonérées de TVA ;
- bénéficient de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs) ;
- relèvent du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
- perçoivent des paiements exclusivement intermédiés par un établissement bancaire situé en France ou dans un État membre de l’Union européenne.
SANCTIONS EN CAS DE NON-CONFORMITÉ
L’utilisation d’un logiciel ou système de caisse ne disposant pas d’un certificat ou d’une attestation de conformité expose l’entreprise à une amende de 7 500 euros par logiciel ou système concerné, conformément à l’article 1770 duodecies du Code général des impôts.
BON RÉFLEXE POUR LES COMMERÇANTS
✔ Vérifier que votre logiciel de caisse est conforme
✔ Conserver le certificat ou l’attestation de conformité
✔ Le tenir à disposition en cas de contrôle fiscal
✔ Vérifier que le document mentionne clairement :
- l’identification de l’éditeur,
- la dénomination du logiciel et sa version,
- le respect des quatre exigences légales (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage,
- la date d’effet et, le cas échéant, la durée de validité.